Wie Sie einen chinesischen Lieferanten seriös prüfen

Management Summary: fünf Entscheidungen vor der ersten Anzahlung

China war 2025 mit einem Außenhandelsumsatz von 251,8 Mrd. Euro wieder Deutschlands wichtigster Handelspartner. Deutsche Importe aus China erreichten 170,6 Mrd. Euro und lagen 8,8 % über dem Vorjahr. Volumen ersetzt jedoch keine Lieferantensteuerung: Im BME-Expertenkreis 2026 nannten Einkaufsverantwortliche geopolitische Auswirkungen mit 32 %, schwer auflösbare Abhängigkeiten mit 27 % und Marktzugang beziehungsweise Regulierung mit 20 % deutlich häufiger als Transportkosten (11 %) oder Preissteigerungen (7 %).

Der Prüfplan: welche Tiefe ist für welchen Auftrag angemessen?

Die Prüftiefe folgt nicht allein dem Auftragswert. Ein kleines Los eines sicherheitskritischen Bauteils kann eine höhere Prüfung benötigen als ein großer Auftrag mit standardisierter, leicht ersetzbarer Ware.

1. 0–48 Std.Triage

   Identität, Registerstatus, offensichtliche Widersprüche, Sanktionsliste und Zahlungsweg prüfen; bei kritischem Treffer keine Zahlung.

2. Tag 2–5Dokumenten- und Plausibilitätscheck

   Produktionsadresse, Prozess, Kapazität, Zertifikate, Berichte, Referenzen und Commercial-Daten gegenprüfen.

3. vor VertragQualifizierung

   Auditbedarf festlegen, offene Punkte schließen, Verantwortlichkeiten und Change-Control in Vertrag und Qualitätsvereinbarung übertragen.

4. vor RestzahlungCharge freigeben

   Konkrete Ware, Verpackung, Kennzeichnung und Versanddokumente gegen die freigegebene Revision prüfen.

Ebene 1–3: Rechtsträger, Zahlungsweg und tatsächlicher Standort

1. Rechtsträger: Exakten chinesischen Firmennamen, 18-stelligen Unified Social Credit Code (统一社会信用代码), Rechtsform, gesetzlichen Vertreter, Gründungsdatum, registrierte Adresse, Stammkapital, Geschäftsbereich und Registerstatus erfassen. Englische Handelsnamen sind nicht eindeutig und reichen für den amtlichen Abgleich nicht.
2. Vertrag und Bankkonto: Vertragspartner, Rechnungsaussteller und Kontoinhaber müssen zusammenpassen. Eine Hongkong-Exportgesellschaft, ein Factoring-Konto oder eine Konzernkasse kann legitim sein, braucht aber Organigramm, schriftliche Beziehung, autorisierte Zahlungsanweisung und vertragliche Zuordnung.
3. Standort und Fabrikstatus: Registrierte Adresse, Produktionsadresse, Website, Karten-/Satellitendaten, Versanddokumente, Video und Auditbeobachtung abgleichen. Eine Produktionsadresse beweist noch nicht, dass das geprüfte Unternehmen den Standort betreibt oder Ihr Produkt dort fertigt.

Zahlungsbetrug verhindern: Stammdatenkontrolle mit Vier-Augen-Prinzip

Die Lieferantenprüfung ist wertlos, wenn eine manipulierte E-Mail die Zahlung auf ein anderes Konto umleitet. Legen Sie den Begünstigten im ERP erst nach dokumentiertem Abgleich an. Änderungen werden niemals allein aus der Antwort auf dieselbe E-Mail übernommen.

1. Bankname, Land, SWIFT/BIC, Kontoname und Kontonummer aus einer freigegebenen Quelle erfassen.
2. Kontoname mit Vertragspartner und Rechnung abgleichen; Drittbegünstigte nur mit dokumentierter Rechtsbeziehung.
3. Änderung über bekannte Telefonnummer oder separaten Ansprechpartner bestätigen – nicht über Kontaktdaten aus der Änderungsnachricht.
4. Neue Bankverbindung durch zweite interne Person freigeben und ersten Transfer risikogerecht begrenzen.
5. Lieferant und relevante Personen gegen die aktuelle konsolidierte EU-Finanzsanktionsliste prüfen; Treffer und Namensähnlichkeiten fachlich klären.

Ebene 4–7: Fähigkeit, Qualität, Compliance und Geschäftsrisiko

Kapazität plausibilisieren: Maschinenliste ist keine Lieferzusage

Der Lieferant sollte die zugesagte Menge aus Engpass, Zykluszeit, Schichtmodell, realer Verfügbarkeit, Ausschuss und bestehender Belegung herleiten können. Prüfen Sie nicht die Summe aller Maschinenstunden, sondern den langsamsten zwingenden Prozess.

Illustratives Beispiel: Zwei geeignete Anlagen laufen je 7,5 Stunden in zwei Schichten. Bei 70 % angenommener Gesamtanlageneffektivität, 45 Sekunden Zykluszeit und 97 % Gutteilquote ergeben sich rund 1.629 Gutteile pro Tag. Eine Zusage von 3.000 Stück täglich wäre ohne weitere Anlage, kürzeren realen Zyklus oder ausgelagerte Produktion nicht plausibel. Die Annahmen sind im Audit mit Schichtplan, Produktionsdaten und Auftragsbestand zu belegen.

Hersteller oder Trading Company: nicht moralisch, sondern funktional bewerten

Eine Handelsfirma ist nicht automatisch ungeeignet. Sie kann kleine Mengen bündeln, Kategorien koordinieren und Exportabwicklung vereinfachen. Kritisch wird sie, wenn sie sich als Fabrik ausgibt, Produktionsänderungen nicht kontrolliert oder Verantwortlichkeiten verschleiert. Entscheidend ist, ob das Geschäftsmodell zu Ihrem Bedarf passt und transparent vertraglich abgebildet ist.

Menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken: risikobasiert statt Fragebogen-Flut

Die BAFA-Handreichungen zum LkSG und die OECD-Leitlinien unterstützen einen risikobasierten Ansatz: Risiken werden ermittelt, gewichtet und priorisiert; Standards, Audits und Zertifikate sind Werkzeuge, aber kein automatischer Ersatz für die eigene Bewertung. Nicht jedes deutsche KMU fällt unmittelbar in denselben gesetzlichen Anwendungsbereich. Dennoch verlangen größere Kunden, Ausschreibungen und interne Compliance-Systeme häufig belastbare Lieferkettendaten.

Gewichtete Freigabe statt Bauchgefühl

Bewerten Sie Muss-Kriterien separat von einem Punktescore. Identität, Zahlungssicherheit und Fähigkeit zur gesetzeskonformen Lieferung sind Knock-out-Kriterien. Für die verbleibende Auswahl kann ein gewichtetes Modell genutzt werden, zum Beispiel Technik 25 %, Qualitätssystem 20 %, Compliance 20 %, Kosten/TCO 15 %, Kapazität/Lieferung 10 % und Kommunikation/Commercial 10 %. Die Gewichte sind projektspezifisch – ein Medizinprodukt und ein unkritisches Display benötigen andere Prioritäten.

Jede Bewertung nennt Quelle, Prüfer und Datum. Nicht belegte Aussagen erhalten nicht „die Hälfte der Punkte“, sondern bleiben offen. Eine bedingte Freigabe enthält CAPA, Termin, Evidenz und Konsequenz bei Nichterfüllung.

Warnzeichen, die einzeln noch kein Beweis sind

• Firmenname, Domain, E-Mail-Signatur, Lizenz und Kontoinhaber verwenden unterschiedliche Identitäten.
• Produktportfolio umfasst viele technisch unverbundene Kategorien, aber es werden keine Unterlieferanten offengelegt.
• Audit, Berichtverifikation, Referenzen oder Video-Rundgang werden wiederholt mit wechselnden Gründen verschoben.
• Kapazitätsangaben sind nicht mit Maschinen, Zykluszeit, Schichten und aktuellem Auftragsbestand erklärbar.
• Der Preis liegt deutlich unter vergleichbaren Angeboten, während Material, Incoterm oder Prüfleistung unklar bleiben.
• Muster ist gut, doch Stückliste, Materialquelle und Serienprozess werden nicht festgeschrieben.

Freigabematrix und Verantwortlichkeiten im deutschen Einkauf

Jede Ausnahme benötigt eine namentliche Genehmigung, eine befristete Auflage und eine dokumentierte Auswirkung. „Der Lieferant hat zugesagt“ ist keine Evidenz.

Requalifizierung: Lieferantenprüfung ist kein einmaliger Onboarding-Schritt

Die Prüfakte erhält Owner, Revision und nächstes Review-Datum. Ein Grundreview sollte risikobasiert geplant werden; zusätzlich lösen bestimmte Ereignisse sofort eine Neubewertung aus.

• neuer Rechtsträger, Kontoinhaber, Standort, Eigentümer oder wesentliche Managementänderung;
• neue Produktfamilie, neues Werkzeug, kritischer Unterlieferant oder wesentliche Material-/Prozessänderung;
• Qualitätsabfall, wiederholte Terminabweichung, ungewöhnlicher Kapazitätssprung oder verweigerte Transparenz;
• neue Sanktion, regulatorische Pflicht, Herkunfts- oder Nachhaltigkeitsanforderung;
• längere Lieferpause oder Wiederanlauf nach Verlagerung.