Briefing
Produkt, Zielpreis, Menge, Zertifikate, Lieferadresse und vorhandene Links werden strukturiert aufgenommen.
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Ablauf
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Vom Produktbriefing bis zur Lieferung nach Deutschland
Ein klarer Prozess reduziert Missverständnisse zwischen deutschem Einkauf und chinesischen Lieferanten.
Lieferantencheck
Fabriken, Trading Companies, Angebote und offensichtliche Risiken werden vergleichbar gemacht.
Muster & Angebot
Muster werden koordiniert, bewertet und mit Preis, MOQ und Lieferzeit abgeglichen.
Qualität
Golden Sample, Prüfkriterien, AQL oder Fotoreport werden vor Versand definiert.
Versand & Import
Dokumente, HS-Code, Verpackung, Frachtweg und deutsche Belege werden vorbereitet.
Starten Sie mit einem Briefing
Projekt startenChina-Import in acht kontrollierten Phasen
Ein belastbarer Importprozess ist kein linearer „Bestellen-und-Versenden“-Ablauf. Jede Phase endet mit einem dokumentierten Go, Rework oder Stop. So werden technische, rechtliche und kaufmännische Risiken erkannt, solange eine Korrektur noch möglich und bezahlbar ist.
Das Prozessmodell mit Inputs, Ergebnissen und Freigaben
| Phase | Pflicht-Input | Ergebnis / Gate |
|---|---|---|
| 1. Bedarf klären | Funktion, Zeichnung/Fotos, Material, Zielmenge, Absatzland, Zieltermin | Versioniertes Sourcing Brief und realistische Ziel-Landed-Cost |
| 2. Markt & Lieferanten | Suchprofil, Ausschlusskriterien, Compliance-Scope | Longlist, dann Shortlist rechtlich und technisch prüfbarer Kandidaten |
| 3. Angebot normalisieren | Identische RFQ, Incoterm-Ort, Verpackung, Werkzeug, Prüfplan | Vergleichbarer TCO statt ungleicher Stückpreise |
| 4. Due Diligence & Vertrag | Rechtsträger, Lizenz, Bankkonto, IP- und Qualitätsrisiken | Freigegebener Vertragspartner, Spezifikation, Zahlungs- und Abnahmeregeln |
| 5. Muster & Compliance | Vorserie, technische Akte, Label, Anleitung, Testplan | Golden Sample und dokumentierter Compliance Release |
| 6. Produktion | Freigabeversion, Stückliste, Produktions- und Kontrollplan | In-Process-Freigabe oder CAPA mit Nachprüfung |
| 7. Endkontrolle & Versand | Fertigstellungsgrad, Stichprobenplan, Buchungsdaten | Pass / Conditional Pass / Fail vor Restzahlung und Verladung |
| 8. Zoll, Wareneingang & Lernen | Tarifierung, EORI, Ursprungs-/Transportdokumente, Prüfbericht | Revisionsfähige Importakte und Maßnahmen für die nächste Charge |
Gate 0: Das Briefing muss beschaffbar sein
„Dasselbe wie auf dem Foto, aber günstiger“ ist kein prüffähiger Bedarf. Das Briefing trennt Muss-, Soll- und Kann-Kriterien und nennt die Messmethode. Für ein Gehäuse sind beispielsweise Polymer, Farbe, Glanzgrad, Wandstärke, Maßtoleranz, Fallhöhe und Verpackung relevanter als ein allgemeines „hochwertig“. Gleichzeitig werden Absatzland, Nutzergruppe, Strom/Funk, Lebensmittel- oder Hautkontakt und Kinderbezug erfasst – sie bestimmen die regulatorische Route.
Freigaberegel: Kein RFQ ohne eindeutige Spezifikationsversion, Zielmenge, Lieferort des Incoterms und Liste der verlangten Nachweise.
Rollenmodell für ein deutsches B2B-Importprojekt
Die folgende RACI-Logik verhindert, dass Aufgaben zwischen Einkauf, Lieferant, Prüfdienstleister, Spedition und Steuerberatung verschwinden. A steht für die endgültig verantwortliche Stelle, R für die ausführende, C für fachlich einzubeziehende und I für zu informierende Rollen.
| Arbeitspaket | A | R | C / I |
|---|---|---|---|
| Produktspezifikation und wirtschaftlicher Case | Deutscher Auftraggeber | Einkauf / Produktmanagement | Qualität, Vertrieb, Sourcing |
| EU-Produktkonformität | Je nach Rechtsrolle Hersteller/Importeur | Compliance-Verantwortlicher | Labor, Lieferant, ggf. Fachberatung |
| Produktionsqualität | Auftraggeber | Werk + unabhängige Kontrolle | Sourcing, Labor |
| Tarifierung und Zollanmeldung | Anmelder / Importeur | Zollvertretung | Einkauf, Steuerberatung, Spedition |
| Transport und Versicherung | gemäß Vertrag/Incoterm | Spedition / Versicherungsnehmer | Werk, Empfänger |
Der Dokumentensatz, der jede Charge begleitet
Commercial
Bestellung/Vertrag, Proforma und Handelsrechnung, Packliste, Zahlungsnachweise, Incoterm mit benanntem Ort.
Technical
Spezifikation, Zeichnungen, Stückliste, Golden-Sample-Freigabe, Änderungsstand, Prüf- und CAPA-Berichte.
Compliance
Pflichtenmatrix, Risikoanalyse, Prüfberichte, Konformitätserklärung soweit erforderlich, Label- und Anleitungsfreigaben.
Customs & Logistics
Warennummer-Herleitung, Ursprung, EORI, Frachtpapier, Versicherung, Zollanmeldung und Abgabenbeleg.
Eine Dateiablage nach Lieferant reicht nicht. Strukturieren Sie nach Artikel und Charge, damit jede ausgelieferte Einheit auf Freigabe, Nachweise und Produktionslos zurückgeführt werden kann.
Zeitplanung: Rückwärts vom Bedarfstermin
Planen Sie nicht nur Produktions- und Fahrzeit. Vorlauf entsteht durch Spezifikation, Lieferantensuche, Musterloops, Laborprüfungen, Werkzeugkorrekturen, Buchungsfenster, Vorlauf zum Hafen, Zoll und Nachlauf. Zusätzlich gehören Puffer für chinesische Feiertage, Peak Season, Hafenstörungen und Nachprüfung in den Terminplan.
BestellterminBedarfstermin − Nachlauf/Zoll − Hauptlauf − Exportvorlauf − Produktionszeit − Freigabe-/Testzeit − Risikopuffer
Der Puffer ist risikobasiert: Ein Wiederholartikel mit stabilem Werk benötigt weniger als ein neues Funkprodukt mit Werkzeug, mehreren Labortests und saisonalem Launch. Jede Terminzusage wird an Annahmen geknüpft und bei Änderungen neu gerechnet.
Verbindliche Stop-Kriterien
- Empfänger des Geldes ist nicht der vertraglich geprüfte Rechtsträger und die Abweichung ist nicht plausibel dokumentiert.
- Prüfberichte lassen sich nicht auf Modell, Material, Farbvariante oder aktuellen Normenstand zurückführen.
- Serienware weicht ohne genehmigten Change Request von Muster, Stückliste, Label oder Verpackung ab.
- Eine Endkontrolle ist nicht möglich, weil Ware nicht fertig, nicht zugänglich oder bereits versiegelt/verladen ist.
- Warennummer, Ursprung, Importeurrolle oder erforderliche Registrierungen sind vor Versand ungeklärt.
Entscheidungsfragen aus der Einkaufspraxis
Wie lange dauert ein erster China-Import?
Das hängt wesentlich von Produktreife, Werkzeug, Prüfbedarf, Werk und Transportmodus ab. Eine seriöse Planung zerlegt die Phasen und rechnet rückwärts; eine pauschale Wochenangabe ohne diese Inputs ist nicht belastbar.
Wann wird die Restzahlung fällig?
Nicht nach einem universellen Schema. Sie sollte an vertraglich definierte Nachweise und Abnahmebedingungen gekoppelt sein. Bei kritischen Projekten gehört eine bestandene Endkontrolle vor Restzahlung in den Prozess.
Kann eine Spedition den gesamten Compliance-Teil übernehmen?
Nein. Eine Spedition kann Logistik und Zollvertretung übernehmen, ersetzt aber nicht die produktsicherheitsrechtliche Verantwortung des maßgeblichen Wirtschaftsakteurs.
Offizielle Quellen und Prüfstand
Rechts-, Daten- und Methodenstand: 14.07.2026. Maßgeblich bleiben die konkrete Produkteinstufung und der Einzelfall; Normen, Zollmaßnahmen, Sanktionen und Behördenpraxis können sich ändern.
Vertiefung: Projektsteuerung
Jedes Gate braucht Eigentümer, Nachweis und Eskalationsweg
Ein Prozessdiagramm allein steuert kein Importprojekt. Für jede Phase werden eine verantwortliche Person, ein fälliger Nachweis, eine Entscheidung und ein nächster Termin dokumentiert. Dadurch bleiben Abweichungen sichtbar, bevor sie zu Liefer- oder Compliance-Problemen werden.
Minimaler Entscheidungslog
| Feld | Pflichtinhalt | Warum es zählt |
|---|---|---|
| Gate Owner | Eine namentlich verantwortliche Stelle, nicht „Team“ oder „Lieferant“ | Verhindert ungeklärte Freigaben |
| Evidence | Dokument, Prüfbericht, Musterrevision oder Registerbeleg | Trennt Behauptung von prüfbarer Grundlage |
| Decision | GO, CONDITIONAL, REWORK oder STOP mit Datum | Macht den Projektstatus eindeutig |
| Open issue | Risiko, Auswirkung, Verantwortlicher und Fälligkeit | Verhindert, dass „später“ zur stillen Freigabe wird |
| Change impact | Kosten, Termin, Qualität und Compliance nach Änderung | Schützt vor unbewerteten Material- und Lieferantenwechseln |
Eskalationsregeln für Einkauf und Geschäftsführung
48-Stunden-Regel
Kritische Abweichungen werden nicht nur im Chat geklärt. Innerhalb eines festgelegten Fensters folgen Problemdefinition, Sofortmaßnahme, Verantwortlicher und Termin für den belastbaren Korrekturplan.
Keine implizite Freigabe
Schweigen, Zeitdruck oder gebuchte Fracht ersetzen kein GO. Eine bedingte Freigabe nennt Restpunkte, Risikoakzeptanz und spätesten Schließtermin.
Change Freeze
Nach Golden Sample dürfen Material, Unterlieferant, Werkzeug, Firmware, Label und Verpackung nur über einen dokumentierten Change Request geändert werden.
Management Trigger
Ungeklärte Importeurrolle, Sicherheitsrisiko, abweichender Zahlungsempfänger oder verweigerte Inspektion führen zur Eskalation vor weiterer Zahlung.
Projekt-Gate- und RACI-VorlageCSV für acht Phasen mit Verantwortlichen, Nachweisen, Gate-Status, offenen Punkten und Folgeaktion.
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