Angebote aus China richtig vergleichen

Management Summary: sieben Regeln für eine belastbare Vergabe

Deutschland importierte 2025 Waren im Wert von 170,6 Mrd. Euro aus China – 8,8 % mehr als im Vorjahr. Gleichzeitig zeigt der BME-Expertenkreis 2026, dass geopolitische Risiken, Abhängigkeiten und Regulierung die Einkaufsagenda stärker prägen als reine Preissteigerungen. Ein professioneller Angebotsvergleich muss deshalb Stückpreis, Cashflow, Nachweisfähigkeit und Versorgungsrisiko gemeinsam bewerten.

1. Gleiche Revision: Nur Angebote auf identischer Spezifikation, Stückliste, Qualitäts- und Verpackungsbasis vergleichen.
2. Gleicher Lieferpunkt: Incoterms®-Regel, benannter Ort und Version exakt festlegen; „FOB China“ oder „DDP Deutschland“ sind unvollständig.
3. Einmalige Kosten amortisieren: Werkzeug und NRE auf eine konservative Nutzmenge verteilen, nicht automatisch auf die optimistische Lebensdauer.
4. Landed Cost und TCO trennen: Logistik/Zoll bis Rampe sind nicht dasselbe wie Qualitäts-, Kapital-, Ausfall- und Wechselkosten.
5. Cashflow separat zeigen: EUSt, Anzahlungen, lange Transitzeit und Sicherheitsbestand können Liquidität binden, ohne dauerhafter Aufwand zu sein.
6. Risiko monetarisieren: Erwartete Fehler-, Verspätungs- und Compliancekosten als Szenarien ausweisen, nicht im Bauchgefühl verstecken.
7. Entscheidung dokumentieren: Annahmen, Quellen, Sensitivitäten, offene Punkte und Freigabe müssen im Vergabevermerk nachvollziehbar sein.

Die Pflichtstruktur einer vergleichbaren RFQ

• identische Spezifikationsrevision, Zeichnungen, Stückliste, Golden-Sample-Status und messbare CTQ-Merkmale;
• Mengenstaffeln, MOQ je Variante, Über-/Unterlieferung, Serien- und Jahresmenge;
• Incoterms®-Regel plus exakt benannter Ort/Terminal und Version 2020;
• Verpackungseinheit, Kartonmaße/-gewicht, Palettierung und Barcode-/Labelleistung;
• Werkzeug, NRE, Muster, Labor, Audit, Inspektion und Nacharbeit separat;
• Produktionszeit ab welchem Ereignis, Kapazitätsvorbehalt, Zahlungsplan und Angebotsgültigkeit;
• geforderte Nachweise, Normenstand, Material-/Unterlieferantenbindung und Change Control.

Fehlende Werte werden als „offen“ markiert und nicht durch optimistische Annahmen ersetzt. Erst nach technischer Gleichstellung beginnt der Preisvergleich. Jede Antwort nennt Angebotsrevision, Datum, Gültigkeit und verantwortlichen Ansprechpartner.

Von FOB/EXW zur Landed Cost

Die Einfuhrumsatzsteuer ist für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen meist ein Liquiditäts- und Nachweisthema, nicht automatisch ein endgültiger Kostenblock. Sie muss dennoch im Cashflow stehen. Der Zollwert und die Bemessungsgrundlage der EUSt folgen eigenen Regeln; Antidumping- oder Ausgleichszölle können die Kalkulation grundlegend verändern.

Zollwert und EUSt: Einkaufskalkulation ist nicht die Zollberechnung

Nach der EU-Zollsystematik ist der Transaktionswert die primäre Bewertungsmethode; wenn sie nicht anwendbar ist, folgen fünf weitere Methoden in festgelegter Reihenfolge. Zum Transaktionswert können Hinzurechnungen gehören. Ein Incoterm bestimmt deshalb nicht automatisch den korrekten Zollwert.

Das amtliche Beispiel des deutschen Zolls zeigt die Mechanik: 10.000 € Ab-Werk-Preis plus 1.200 € Fracht bis Rotterdam ergeben 11.200 € Zollwert. Bei einem im Beispiel angenommenen Zollsatz von 2 % entstehen 224 € Zoll. Für die EUSt-Basis werden dort zusätzlich 300 € Transport bis Berlin berücksichtigt: 11.724 € Bemessungsgrundlage und bei 19 % insgesamt 2.227,56 € Einfuhrumsatzsteuer. Diese Werte sind ein amtliches Lehrbeispiel, keine Aussage zum Zollsatz Ihres Produkts.

Illustratives Normalisierungsbeispiel: der billigere FOB-Preis verliert

Das folgende Muster ist keine Marktpreisangabe. Es zeigt den Rechenweg für 5.000 Stück. Alle Annahmen müssen durch echte Angebote, Transportdaten und Erfahrungswerte ersetzt werden.

Für den Risikowert wird im Beispiel bei A eine 8-prozentige Wahrscheinlichkeit eines 12.000-Euro-Schadens und bei B eine 3-prozentige Wahrscheinlichkeit eines 8.000-Euro-Schadens angesetzt. Diese Wahrscheinlichkeiten sind keine Marktdaten. In der Praxis stammen sie aus Fehlerhistorie, Auditfindings, Prozessreife, Teststatus und vergleichbaren Anläufen.

Nichtpreisliche Bewertung: Risiko kostet Geld

Währung, Zahlungsplan und Kapitalbindung

Ein Angebotsvergleich benötigt denselben Wechselkursstichtag und dieselbe Kursquelle. Der ECB-Referenzkurs kann als neutrale Vergleichsbasis dienen, ist aber nicht der tatsächlich abgerechnete Bankkurs. Dokumentieren Sie Angebotswährung, Kalkulationskurs, Bankmarge, Kursgültigkeit und Regeln für Preisänderungen.

Sensitivität: Sind Warenwert und Hauptlauf zusammen 28.000 € fremdwährungsabhängig, verändert eine Kursbewegung von 5 % den Euro-Gegenwert rechnerisch um 1.400 € beziehungsweise 0,28 € je Stück bei 5.000 Stück. Dieser einfache Test zeigt, ob eine sichtbare Preisdifferenz überhaupt belastbar ist.

Drei Szenarien statt einer Punktlandung

Ein Lieferant, der nur im Basisszenario gewinnt, ist keine robuste Entscheidung. Zeigen Sie dem Entscheidungsgremium die Rangfolge in allen drei Szenarien und benennen Sie den Kipppunkt, an dem ein anderer Lieferant wirtschaftlicher wird.

Incoterms®: Preisbasis und Risikoübergang sichtbar machen

Eine Regel ohne benannten Ort ist unvollständig. „FOB China“ benennt weder Hafen noch Terminal; „DDP Deutschland“ nicht die Lieferadresse und verschleiert häufig Importeur- und Steuerfragen. Incoterms® 2020 regeln ausgewählte Kosten-, Risiko- und Abfertigungspflichten, aber nicht Eigentumsübergang, Zahlungsbedingungen, Produktkonformität, Gewährleistung oder vollständige Versicherung. Diese Punkte gehören zusätzlich in den Vertrag.

Vergabevermerk: was die Geschäftsführung auf einer Seite sehen sollte

1. Entscheidung: ausgewählter Lieferant, Scope, Menge, Zieltermin und Vertrags-/Incoterm-Basis.
2. Rangfolge: normalisierte Landed Cost, TCO, Score und Ergebnis im Stressszenario.
3. Hauptannahmen: Kurs, Fracht, Zolltarifierung, Gutmenge, Werkzeugnutzmenge und Zahlungsplan.
4. Offene Risiken: maximal fünf materielle Punkte mit Owner, Termin, Gate und Konsequenz.
5. Alternativplan: Zweitquelle, Splitmenge oder Stop-Regel, falls Nachweise oder Termine nicht erfüllt werden.